Virkanaisten klubin säännöt

Klubin säännöt on hyväksytty sääntömääräisessä valtakunnallisessa kokouksessa 1995-05-06, ja niitä on muokattu keskusliittoon kuulumisen osalta sääntömääräisessä vuosikokouksessa 2004-03-08.

Virkanaisten ruotsinsuomalainen klubi kuuluu Suomen liike- ja virkanaisten liittoon (LiVyK) ja LiVyKin kautta myös Euroopan liike- ja virkanaisten liittoon (EFBPW) sekä Kansainväliseen liike- ja virkanaisten liittoon (IFBPW).

§ 1 Tarkoitus
Klubin tarkoitus on

• koota eri toimialojen virkanaisia toimimaan yhteisten asioiden hyväksi, välittää ja ylläpitää yhteyksiä virkanaisiin eri paikkakunnilla ja eri maissa, keskustelujen, esitelmien, tiedotuksen ja opintopiiritoiminnan kautta herättää kiinnostusta yhteiskunnallisia kysymyksiä kohtaan ja syventää virkanaisten yhteiskuntatietoutta
• levittää tietoa liiton mielipiteitä muokkaavasta toiminnasta, jonka tarkoituksena edistää naisten mahdollisuuksia saada koulutusta ja työtä, tasavertaiset ylenemismahdollisuudet ja samat edut samanarvoisesta työstä
• vahvistaa naisten ammattitietoutta
• vahvistaa naisten itsetuntoa ja suomen kieltä

Klubi on uskonnollisesti, ammatillisesti ja puoluepoliittisesti riippumaton.

§ 2 Jäsenyys
Klubin jäseneksi pääsee ilmoittautumalla. Jäsenen tulee ilmoittaa nimensä, ammattinsa/toimintansa, osoitteensa ja puhelinnumeronsa sekä näitä koskevat muutokset mahdollisimman pian. Jäsenmaksukuitti on myös jäsentodistus.
Klubista eroaminen:
Klubista eroamisesta on ilmoitettava kirjallisesti. Jäsen voidaan erottaa johtokunnan päätöksellä, jos jäsenmaksua ei ole maksettu sovittuun aikaan mennessä edes henkilökohtaisen kirjallisen muistutuksen jälkeen.

§ 3 Toimintavuosi ja tilintarkastus
Toimintavuosi ja tilikausi on 1/1 - 31/12. Tilit johtokunnan pöytäkirjat ja toimintakertomus tulee jättää tilintarkastajille kuukauden sisällä toimintavuoden päättymisen jälkeen. Tilintarkastajien tulee jättää tilintarkastuskertomuksensa johtokunnalle viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta.

§ 4 Toiminimen kirjoitusoikeus
Johtokunta valitsee henkilöt, joilla on oikeus toimia klubin toiminimen allekirjoittajina.

§ 5 Jäsenmaksu
Vuosikokous päättää tulevan tilikauden jäsenmaksun. Jäsenmaksuun sisältyy vuosimaksu BPW Finlandille. EFBPW:lle ja IFBPW:lle. Jäsenmaksu on maksettava viimeistään 30. huhtikuuta.
Syyskuun l. päivän jälkeen klubiin liittynyt jäsen maksaa seuraavan vuoden jäsenmaksun, joka kattaa sekä jäljellä olevan vuoden että seuraavan vuoden jäsenmaksun.
Uusi klubi päättää perustavassa kokouksessaan perustusvuoden ja tulevan tilikauden jäsenmaksun.

Vuosikokous § 6.1-6.5
§ 6.1 Kutsu
Klubin sääntömääräinen vuosikokous pidetään ennen maaliskuun viimeistä päivää.
Kutsu vuosikokoukseen tulee lähettää viimeistään 14 päivää ennen vuosikokousta ja siihen tulee liittää esityslista. toimintakertomus ja talousraportti ja vaalivaliokunnan ehdotukset.
§ 6.2 Asiat
Jäsenellä on oikeus viimeistään 6 viikkoa ennen sääntömääräistä vuosikokousta jättää johtokunnalle esityksiä tai ehdotuksia esityslistalle.
Jos ehdotukset koskevat sääntöjen muuttamista tai klubin lopettamista, ovat § 10 ja § 11 voimassa.
§ 6.3 Äänestys
Jokaisella läsnä olevalla jäsenmaksun maksaneella jäsenellä on yksi ääni.
Johtokunta ei saa osallistua vastuuvapautta tai tilintarkastajien valintaa koskevaan äänestykseen. Valtakirjalla äänestäminen ei ole sallittua.
Päätös tehdään yksinkertaisella enemmistöllä. Tämä ei kuitenkaan koske sääntöjenmuutos- ja klubinlopettamispäätöksiä.
Äänten mennessä tasan asian ratkaisee arpa.
Äänestys suoritetaan avoimesti, ellei suljettua äänestystä pyydetä.
§ 6.4 Vaali
Sääntömääräinen vuosikokous valitsee suljetulla äänestyksellä puheenjohtajan. Muut jäsenet valitaan suljetulla äänestyksellä vain, jos sitä pyydetään. Puheenjohtaja valitaan yhdeksi vuodeksi. Muut jäsenet valitaan kahdeksi vuodeksi niin että puolet jäsenistä vaihtuu joka toinen vuosi. Puheenjohtaja voidaan valita uudestaan vain kolme kertaa. Jäsen voidaan valita uudestaan kaksi kertaa peräkkäin. Johtokunnan jäsen voidaan valita puheenjohtajaksi ja tällöin hänet voidaan valita uudelleen kolme kertaa. Sääntömääräinen vuosikokous valitsee kaksi tilintarkastajaa ja yhden varatilitarkastajan yhdeksi vuodeksi.
Sääntömääräinen vuosikokous valitsee yhdeksi vuodeksi vähintään kolme johtokuntaan kuulumatonta jäsentä vaalivaliokuntaan. Vähintään yksi jäsen tulee valita edellisestä vaalivaliokunnasta ja tämä valitaan myös kokoonkutsujaksi.
§ 6.5 Esityslista
Sääntömääräisessä vuosikokouksessa tulee käsitellä seuraavat asiat:
l. Kokouksen laillisuuden toteaminen 
2. Esityslistan hyväksyminen
3. Vuosikokouksen puheenjohtajan valinta
4. Vuosikokouksen sihteerin valinta
5. Kahden pöytäkirjantarkastajan/ääntenlaskijan valinta. Nämä tarkastavat pöytäkirjan puheenjohtajan kanssa 
6. Toimintakertomus sekä tase- ja tuloslaskelma
7. Tilintarkastajien lausunto
8. Päätös johtokunnan vastuuvapaudesta
9. Esityksien käsittely
10. Toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistaminen
11. Seuraavan vuoden jäsenmaksun vahvistaminen
12. Johtokunnan jäsenmäärän vahvistaminen
13. Puheenjohtajan valinta
14. Johtokunnan jäsenten valinta
15. Kahden tilintarkastajan valinta sekä yhden varatilintarkastajan valinta
16. Vaalivaliokunnan ja sen kokoonkutsujan valinta
17. Päätös muista toimikunnista
18. Edustajien valinta LiVyKin valtakunnalliseen kokoukseen
Klubin puheenjohtajan tulee olla yksi edustajista. Tämä valinta voidaan delegoida johtokunnalle.
19. Edustajien valinta muihin järjestöihin
20. Muut asiat
Vuosikokous on päätösvaltainen, kun läsnä on jäsenmaksun maksaneita ja johtokunnan jäseniä. Kysymyksiä, joita ei ole otettu esityslistalle voidaan käsitellä, jos vuosikokous niin päättää ja jos esitykset eivät koske sääntöjen muutosta tai klubin lopettamista. Talousasioita voidaan käsitellä vain, jos ne ovat olleet jäsenille lähetetyssä esityslistassa.

§ 7 Kokoukset
Klubi-iltoja järjestetään mikäli mahdollista kerran kuukaudessa, ei kuitenkaan kesäkuukausien aikana. Tämän lisäksi voidaan järjestää opinto- ja muuta toimintaa. Klubin kokoontuminen täytyy järjestää, jos vähintään kymmenesosa klubin jäsenistä pyytää sitä kirjallisesti.

§ 8 Johtokunta
Johtokunta koostuu puheenjohtajasta ja vähintään neljästä jäsenestä. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, kassanhoitajan, klubimestarin ja muut toimitsijat. Johtokunta on päätösvaltainen, jos vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Puheenjohtajan ääni ratkaisee äänten mentyä äänestyksessä tasan. Puheenjohtaja kutsuu johtokunnan kokoon vähintään kaksi kertaa vuodessa. Johtokunnan tehtävät on mainittu erityisessä työjärjestyksessä.

§ 9 Talous
Johtokunnan tulee

• huolehtia klubin varoista
• ilmoittaa kirjallisesti BPW Finlandille maksavien jäsenten määrä joulukuun 31. päivänä viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 31. päivään mennessä maksaa BPW Finlandille edellisen valtakunnallisen kokouksen vahvistama vuosittainen jäsenmaksu viimeistään 31. maaliskuuta

§ 10 Säännöt
Sääntöjen muutosta koskevan ehdotuksen tulee olla johtokunnalla viimeistään 1. marraskuuta, jotta ehdotus voidaan käsitellä seuraavassa vuosikokouksessa. Muutosehdotus ja sitä koskeva johtokunnan lausunto sekä voimassa olevat säännöt tulee lähettää jäsenille muiden vuosikokousta koskevien asiapapereiden kanssa. Sääntöjä voidaan muuttaa vain, jos ehdotusta kannattaa 3/4 vuosikokouksessa läsnä olevista äänioikeutetuista. Muutosehdotuksesta tulee ilmoittaa BPW Finlandille ja siten mahdollistaa lausunnon antaminen ennen kuin ehdotus lähetetään jäsenille.

§ 11 Lopettaminen
Jos klubin lopettamista on ehdotettu, asiasta tulee ilmoittaa heti kirjallisesti BPW Finlandin johtokunnalle ja antaa BPW Finlandin edustajalle mahdollisuus neuvotella klubin kanssa. Klubin lopettamis- ja varojenjakamispäätökseen vaaditaan 3/4 annetuista äänistä kahdessa kokouksessa, joista toisen tulee olla sääntömääräinen vuosikokous.
Ehdotuksen klubin lopettamisesta tulee olla johtokunnalla viimeistään kuukausi ennen sitä johtokunnan kokousta, jossa asiaa käsitellään ensimmäistä kertaa. Kutsussa pitää olla maininta siitä, että kokouksessa käsitellään klubin lopettamista. Jos klubi lopetetaan, sen jäljellä olevat varat luovutetaan BPW Finlandille, kun klubin taloudelliset sitoumukset on hoidettu, jotta BPW Finland voisi ensisijaisesti käyttää varat klubin uudelleen elvyttämiseen. Klubin asiakirjojen säilytys järjestetään BPW Finlandin sihteerin kanssa sovittavalla tavalla.